La flotte de véhicules, comment l'optimiser ?

La gestion des véhicules centralisée dans un outil digital pour optimiser le suivi et les coûts. 

Malgré des activités permettant en grande partie de pouvoir travailler à distance, nous avons toujours voulu être au plus proche de nos clients et de leurs problématiques. Nous déplacer dans leurs entreprises, nous permet de mieux appréhender leurs problématiques et de leur trouver des solutions digitales adaptées à leurs besoins.

Notre frugalité historique sur les véhicules nous a permis d'en optimiser le coût d'exploitation au kilomètre. Nos choix d'équipements et de financement ont toujours été réalisés au profit d'une dépense maitrisée. Nos outils digitaux nous permettent également une gestion unifiée, entre la réservation en ligne et la gestion hebdomadaire de l'administratif des véhicules.

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Un coût au kilomètre imbattable pour des véhicules de société

Nous avons toujours été très vigilant sur les couts indirects et frais fixes liés à nos activités. La flotte de véhicule, poste souvent onéreux de dépense, a été optimisé afin de garantir aux structures un coût au kilomètre le plus faible possible. Pour cela, nous avons fait des choix structurants sur de nombreux aspects :

• Un maximum de véhicules de la flotte sont en configuration 2 places au lieu de 5 places afin d'éviter la TVS, taxe sur les véhicules de société. Nous partons rarement à plus de 2 personnes en rendez-vous client.
• Nos véhicules sont financés et d'occasion, avec une volonté d'éviter les leasings et crédit-bails. Nous achetons des modèles reconnus pour leur fiabilité et leur durabilité.
• Nous adaptons constamment le nombre de véhicules au nombre de collaborateurs allant en rendez-vous client, avec un certain ratio d'équipement, pour maximiser l'utilisation des véhicules.
  
• Nous minimisons le nombre de véhicules de fonctions et investissons plutôt sur des véhicules de service, partagés entre les collaborateurs.
• Les voitures sont équipées de carte essence et de badge de télépéage, pour éviter toute complexité de notes de frais ou temps perdu en saisie comptable.
• Nous avons l'intégralité des véhicules en contrat flotte général pour les assurances, avec une assurance couvrant l'intégralité des collaborateurs.
• Les collaborateurs sont sensibilisés aux actions de bases à réaliser sur les véhicules : faire le plein, remonter tout problème, laver l'extérieur de la voiture.

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Une gestion mutualisée des véhicules à l'aide d'outils digitaux

Dans un monde où l'usage est devenu plus important que la possession, avec un souhait de pouvoir profiter du service de déplacement plutôt que d'avoir sa propre voiture, nous avons fait le choix de nous concentrer sur l'usage pour nos collaborateurs, et la possession pour le groupe sur les véhicules. Ainsi, nous sommes propriétaires de véhicules achetés d'occasion et réputés pour leur fiabilité, que nous mettons à disposition des équipes dans les différents lieux géographiques.

Deux interfaces digitales nous permettent de suivre l'intégralité du parc :

• Google Agenda et la gestion des ressources de type "Véhicule" dans Gsuite
  Google dans sa suite de web logiciels d'entreprise permet de gérer des ressources mises à dispositions des collaborateurs directement dans Google Agenda. Nous utilisons cette fonctionnalité pour les salles de réunion ainsi que pour les véhicules.
  Chaque "ressource" possède son propre agenda et les collaborateurs n'ont qu'à inviter la ressource afin qu'elle soit bloquée et réservée pour leur besoin ponctuel de rendez-vous client.

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• Notre interface de gestion de véhicules, outil centralisateur de nos besoins administratifs et de suivi des véhicules
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  Nous gérons dans ce web logiciel :
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  - Le stockage de tous les papiers / documents relatifs aux véhicules (carte grise, vignette d'assurance, factures de révision, travaux ...)
  - Le suivi du financement de l'achat et des coûts récurrents (achat du véhicule, assurance, essence, télépéage ...)
  - La gestion des conducteurs autorisés et des responsables des véhicules
  - Le suivi des accessoires obligatoires et secondaires (gilet jaune, triangle, constat, trousse de secours ...)
  - Le déclenchement d'événements importants tels que le contrôle technique et les révisions des véhicules

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Ces interfaces, alimentées par les équipes de production et les équipes supports, permettent une centralisation de toutes les réservations et coût liés à l'utilisation. Avoir la main sur ces informations nous permet d'analyser grâce à l'Intelligence Artificielle (IA) les coûts, les occupations, les véhicules et les modèles les plus appréciés au sein de groupe et les optimisations réalisables.