Découvrez comment le contrôle de gestion est réalisé au sein des entreprises du groupe, via le système du coût d'achat prévu, Google agenda, et la remontée des heures quotidienne.
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L'objectif principal des entreprises du groupe est de venir apporter des compétences internes aux clients, afin de pouvoir délivrer des réalisations de qualité dans les meilleurs délais. L'organisation du contrôle de gestion, pris en charge dès la phase commerciale jusqu'à la clôture du SAV, est réalisé au sein des entreprises.
Une remontée des heures, véritable suivi opérationnel des collaborateurs et des projets est réalisé chaque jour, pour donner la visibilité aux équipes sur le temps passé et le temps restant sur les affaires clients.
Ces données permettent ensuite d'évaluer de façon postérieure les points positifs et les axes d'amélioration des projets et permet d'inclure le contrôle de gestion au niveau le plus fin dans l'entreprise. L'efficience opérationnelle est importante pour nos clients, les heures achetées doivent être synonymes de livrables de qualité. Le suivi de la rentabilité des projets permet également de corriger le tir en cours de développement ou de tirer les leçons des erreurs du passé.
Le suivi du temps commence lors des phases de chiffrages des projets. Les sociétés sont orientées pour calculer les coûts d'achats liés aux projets. Chaque ligne du devis est ainsi complétée de façon multi-dimensionnelles, avec les informations suivantes :
Ce coût d'achat est ensuite retranscrit aux équipes en volume horaire. Le volume horaire est automatiquement converti grâce aux informations individualisées de chacun des collaborateurs, incluant le salaire brut, les temps de congés payés, les frais fixes et licences liées au poste. Ainsi, on peut constater des différences de coût d'achat horaire entre les profils junior et sénior, entre des métiers et des technologies n'ayant pas les mêmes coûts de revient.
Une fois le prévisionnel horaire réalisé par les équipes commerciales et les responsables de pôle, le suivi opérationnel prends le relai au passage de commande. Pour cela, les entreprises se reposent sur les outils Gsuite de Google, avec Google Calendar, les API Google ainsi que l'ERP / CRM développé en interne.
L'agenda Google est au cœur de l'organisation passé et future des entreprises. Il permet de stocker de façon légère et non contraignante, des informations essentielles à l'affectation des heures aux commandes, tout en permettant à chacun des collaborateurs de s'organiser dans le futur, par rapport à ses tâches et ses échéances. Ainsi, les taux de remplissages et pics d'activités peuvent être suivi au plus juste, pour adapter au maximum les plannings de livrables.
Une fois par jour, les données de la veille sont vérifiées par l'équipe admin, afin de garantir des informations propres, complétées et vérifiées dans le système. En quasi temps réel, les équipes sont donc au courant des temps déjà passés sur les affaires. Ce système permet également la mise en place d'autres business modèles auprès des clients, tels que la facturation au temps passé sur les projets.
Ce contrôle de gestion, intégrée de façon fine dans les commandes clients depuis le début du projet, permet aux équipes un suivi temps réel du projet. La transparence autour de données chiffrées objectives, permet une meilleure appréciation des collaborateurs de la qualité, délais et complexité souhaitée par le client sur son projet.
Il permet par ailleurs de garantir à nos clients une efficience des heures allouées aux équipes, afin de délivrer dans les meilleurs délais les développements confiés.
Via le suivi de la rentabilité de l'affaire, l'autonomie est laissée pour ajuster en cours de route le cadre fonctionnel par exemple, ou permettre des largesses supplémentaires lorsque le volume horaire restant le permet.
L'analyse de ces données dans les REX, permet un processus d'amélioration continue de chacune des étapes de réalisation des projets : du chiffrage commercial à l'onboarding client sur sa nouvelle solution. L'objectif final étant d'assurer, dans la rentabilité nécessaire au développement de chacune des entreprises, une qualité et une satisfaction cliente élevée.
Ces outils et ces process sont déployés dans des dizaines d'autres entreprises clientes, que nous avons conseillés et accompagnés dans la digitalisation et le suivi de leurs activités. La performance opérationnelle passe désormais en grande partie via les outils de gestion et de suivi des processus métiers.
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